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企业采购因漏洞遭员工贪污,如何用数字化手段来避
字号:T|T 2018年09月03日15:03     中国物流与采购网
  • 近日,一名90后女孩石某通过其公司的一系列采购漏洞侵占公司资金的新闻引发了各方关注与思考。

 

近日,一名90后女孩石某通过其公司的一系列采购漏洞侵占公司资金的新闻引发了各方关注与思考。除了对案情的了解,记者也邀请到了相关的专家,对此事进行了多层次的剖析。在互联网技术发达的今天,企业是否可以利用数字化工具来寻找一条高效且合规合法的互联网采购之路?

 

庭上,石某对该事件的始末向法庭如实交待。下面我们先来看下此次事件中,企业的采购漏洞是如何产生的。

 

采购请款期产生差价 “富余资金”全挥霍

 

问:这些非法资金都是通过哪些渠道侵占的?

 

石某:在办公用品采购和机票订票这两个项目上,通过一些公司的财务和采购漏洞以及时间差来办的。

 

问:咱们一条一条来讲,办公用品采购是怎么回事?

 

石某:公司的采购流程是这样的,首先会有需求提过来,就是要采购哪些东西,有一个清单,我负责对照清单在京东商城下单采购。下单之后就会生成一个价格。同时,这个价格和订单会在京东帐号内保存七天,在这七天内,我再向财务请款。钱不一定多长时间能够批回来,批了钱以后公司直接将钱打到京东后台账户中,自己再使用公司在京东的账户进行付款,这个中间差生了漏洞。

 

问:从哪里找到的漏洞?

 

石某:在通过京东平台采购的时候,首先要请款,请款后有七天的待批款时间。在这七天内,有时候会有调价的情况出现。比如有的东西有活动打折了,这样一来,就会产生差价。本来100元价格的商品,调价后只要80就可以买到,这样帐户里就有多出的钱。这部分钱就直接拿来在京东用于个人消费了。然后把发票都开成办公用品交到公司,期间公司也一直没有查帐。

 

石某:还有一种情况是京东断货。“我们公司经常从京东商城订购墨盒,有时候京东商城会断货,就会找第三方公司购买。”找第三方公司的钱是直接由公司结算的,这样京东商城账号里的钱就省出来了。

 

利用采购流程不透明 再次挪用机票费用

 

有了之前对电商平台的操作,石某开始大胆起来,并且总结之前的经验,利用其它的采购机会牟取私利。从2016年12月开始,石某开始负责使用携程网络APP给公司领导出行订购机票。

 

2017年4月末,石某使用公司账户给其朋友苏某订购了一张北京飞往上海的机票。“一开始我想着发了工资以后还给公司,但是后来时间一长也没人查,我就没有还。”

 

2017年9月,石某再次利用公司账户订购了4张北京到成都的往返机票,自己带着母亲和两位朋友一起到成都旅游。

 

石某称,两位朋友将机票钱转给了自己,但是其并没有把钱退还到公司的账户里。此后,石某还订购了自己和母亲从北京到稻城的往返机票。石某利用公司账户订票共花费了24870元。

 

长时间的挪用 为何没被查出来?

 

石某称,公司规定携程账户里钱款不能小于10万元,每当少于10万元便要向公司汇报;同时每当消费了30万元时,石某都要上报。

 

“表格是我自己做的,我就把给自己订票的名字换成公司经常出差的员工名字,这样公司就没查出来。”

 

检方查明,石某在2016年至2017年间,利用担任某房地产开发有限公司采购主管的职务便利,在办公用品采购和机票订票过程中,将公司资金用于个人消费,侵占公司人民币46万余元。现金赃款已全部退赔。

 

检方认为,被告人石某以非法占有为目的,利用职务上的便利,将本单位财物非法占为己有,数额较大,其行为触犯了《中华人民共和国刑法》第二百七十一条第一款之规定,构成职务侵占罪。犯罪事实清楚,证据确实、充分,应以职务侵占罪追究其刑事责任。石某当庭表示认罪,本案将择期宣判。

 

对于该案,笔者进行了简单梳理:

 

1、 京东价格变动:一周前下的订单并按照当时价格请款。其后,京东调价产生的差异,差异的钱直接消费了,并开具办公用品,公司也没查账。

 

2、 京东下单断货:请款的钱已经打入京东账号,断货又可以找第三方公司购买,断货进入京东账号的钱就省下来,自己消费。

 

3、携程上订票:石某用公司的钱购买个人消费机票,在达到30万上报时,用经常出差的人员名字报账,公司没有查出来。

 

产生问题的原因

 

针对以上过程,我们再来分析下产生问题的原因究竟在哪?

 

可以看出,这些问题,基本上都来自于过程数据不透明,内部外部系统不统一。对此笔者也请教了采购领域资深专家。该专家表示,目前我国的电商行业蓬勃发展,从普通居民的消费购物延展到了企业级的物资及原材料采购。而企业当中的采购数字化还远没有达到完美接驳电商系统的程度,很多企业都依靠传统的报销单据、票据,流程上仍然遵循先看后请、拿款招采、对帐报销的线下流程。

 

这样的采购流程因为涉及过多的线下环节以及人为因素,极易产生漏洞及不透明的暗箱区域。对此,笔者采访了用友网络友云采的相关负责人,对该案件的情况进行了针对性的解答。

 

问题分析与解决方案

 

1、 企业内部系统与外部系统没有集成统一,导致采购过程出现价格调整、断货等情况时,采购人员线下恶意隐瞒,篡改数据,企业内部无法及时察觉;

 

用友云采购服务(友云采)解决方案:友云采超市打通支持企业内部需求与外部电商采购的通道,使每一笔订单都有来源,有审核;保证实际需求、与实际采购一致;

 

友云采超市与电商平台无缝对接,商品价格实时更新。下单后价格变更,提交到电商时,是按照最新价格执行,订单显示的也是新价格。开票也是按照最新价格;

 

2、 采购过程数据不透明、线下手工处理开票、报账等数据,给了采购员作假的机会;

 

用友云采购服务(友云采):友云采平台订单数据与电商数据一致,线上透明化,防止采购员报账时篡改数据;订单与开票需要严格按照明细,友云采超市支持要求电商按单开票。

 

3、 采购流程无监督、管控。采购、结算、报账全流程一个人说了算,缺少按业务进行分工和管控。

 

用友云采购服务(友云采):友云采超市支持采购下单,财务付款,资金的支付由财务部门执行,专职人做专职的事儿;友云采超市支持与电商账期支付,对账付款以实际企业采购明细为准。支付前财务可以对采购及开票数据进行核查;支持审批流程管控,审批时可参照预算执行情况,审批通过,电商才可执行。可配置审计监管权限,监管人员可随时查看订单明细及支付明细;

 

据了解,目前国内尚无全程数字化的采购软件及平台。但是基于目前的市场空缺状况,软件开发企业也越来越重视采购领域的数字化管理。企业采购数字化将成为日后发展的必然方向,在采购工具及制度的双重保证下,希望类似的刑事案件不再出现。

 

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